Reuniones a distancia eficaces


En el entorno laboral actual cada vez es más común trabajar en equipo. Estos equipos con mayor frecuencia están des-localizados en varias ciudades o países. Por tanto es fundamental coordinarlos mediante reuniones a distancia.

Pero, surge la pregunta: ¿Cómo se pueden mantener reuniones eficaces a distancia?

En este artículo examinaremos 5 puntos que nos ayudaran a tener reuniones eficaces y productivas de forma ágil.

Antes de numerarlos hay que decir que estas reuniones debemos tomárnoslas en serio, no considerar que son menos importantes que las presenciales y pensar que se pueden realizar de cualquier manera y casi sin preparación. Debemos prestar más de la acostumbrada atención para poder sacar valor de ellas.

1 – En la convocatoria de la reunión aportar toda la información.

Normalmente cuando uno es el que convoca la reunión elige la hora, el asunto de la reunión y los participantes. Pero estos datos no son suficientes. En una reunión a distancia hay que aportar más información para que sea realmente útil y ágil.

No olvides convocar con suficiente tiempo, si es una reunión de seguimiento de un proyecto, intenta hacerlo una semana antes. En otro tipo de reuniones con uno o dos días será suficiente.

Datos indispensables para una reunión a distancia.

  1. El día, las horas de inicio y fin.
  2. Puntos que se trataran en la reunión (Preferiblemente menos de tres). No olvides señalar el tiempo asignado para cada uno de ellos.
  3. Datos para conectar a la reunión (Teléfonos, extensiones, enlaces a Skype o Webex)
  4. Número de teléfono y email de organizador. Por si hay algún problema técnico.
  5. Documentación, ficha de seguimiento, reporte, diseños, etc.

Un consejo que me ha ayudado en las reuniones de seguimiento: enviar el día anterior o unas horas antes la situación actual. De este modo todos los participantes conocen el “minuto y resultado” del proyecto.

Intenta que sean reuniones cortas de como máximo 30 minutos, ya que pasado ese tiempo, por norma general se vuelven improductivas.  Y no las coloques a primera hora del día, así los asistentes tienen tiempo para atender sus tareas clave.

Una recomendación que me ha resultado útil, es convocar la reunión justo antes de la pausa para comer. He comprobado que los asistentes son menos propensos a divagar o alargar innecesariamente la reunión.

2 – Empieza a tiempo tus reuniones

La inmensa mayoría de reuniones a distancia no cumplen con el horario establecido y se alargan en el tiempo. Haciendo perder el tiempo de los participantes.

Si lo llevamos a terreno económico. Una reunión con 5 participantes que se retrase 15 minutos, conlleva una pérdida de 75 minutos en total. Solo tienes que multiplicar el coste por hora y el número de reuniones anuales para darte cuenta del agujero que pueden producir.

Para evitar este peligro, es una buena práctica, conectar cinco minutos antes de que empiecen. De esta manera se pueden comenzar a puntualmente.

Si es la hora y falta algún participante, es muestra de consideración darle 5 minutos de cortesía. ¿No te gustaría que hicieran lo mismo contigo si te surge algún imprevisto?

No obstante, si es algo recurrente, inicia la reunión sin él o ella en caso de que haya más participantes. Si es una reunión con una única persona, CANCELA y sugiere otra fecha. Posteriormente ayuda a la otra persona a comprender, en privado, el valor de poder ser puntual y comenzar la reunión a tiempo.

3 – Inicia con el objetivo de la reunión

Cuando comiences la reunión empieza con el resultado que quieres conseguir. Dependiendo del tipo de la reunión los objetivos serán diferentes.

Puede ser una reunión de seguimiento, con el objetivo de conocer el estado de las tareas asignadas a cada miembro del equipo y el cumplimento de fechas. Otras serán para tratar algún riesgo, problema o imprevisto. O quizás para resolver un conflicto, buscar soluciones o una lluvia de ideas.

Sea cual sea la situación, menciona el objetivo de la reunión al comienzo, así estaréis todos alineados en la misma dirección.

Una vez resaltado el objetivo, si eres el moderador sigue el guion de los puntos a tratar.

4 – Toma nota de los puntos de la reunión

Lleva una libreta a la reunión y anota los puntos claves. No tomes nota palabra por palabra de los puntos que se tratan. Sino más bien utiliza dibujos, anotaciones, tablas, símbolos.

Evita la tentación de estar leyendo el correo electrónico, atendiendo mensajes de Whatsapp, Twitter o Facebook o haciendo otra tarea.

5 – Envía un email resumen al finalizar la reunión

Uno de los grandes errores al hacer una reunión es olvidarse de hacer el “acta”. Para algunos este documento genera rechazo, pero no debería ser así.

Se puede hacer un acta en 5 minutos que permita tener claro a todos que tareas han salido en la reunión, quien es el encargado de que se realicen y para cuando.

En el mismo correo de la convocatoria, se pueden enviar los siguientes datos:

  • Tareas
  • Personas encargadas.
  • Fecha de fin.

Resumen

Las reuniones a distancia son indispensables hoy día. Tanto si eres el organizador como un asistente, estos 5 puntos te ayudaran a sacar el máximo provecho de ellas.

Recuerda, podrás tener reuniones a distancia eficaces si sigues estos 5 consejos.

  1. Envía en la convocatoria o email toda la información necesaria.
  2. Empieza a tiempo.
  3. Inicia mencionando el objetivo
  4. Toma nota de los puntos claves, tareas, responsable y fecha límite.
  5. Envía un email resumen al finalizar la reunión

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