Tareas delegadas como controlarlas


En nuestro trabajo la lista de tareas y encargos que debemos asumir es más y más grande. Si dirigimos un equipo vamos a necesitar usar las tareas delegadas a otros para poder cumplir con todo.

En estos casos existe el peligro de que las tareas delegadas queden en el olvido o que hayan malentendidos y no se defina cuando deben estar terminadas. ¿Te has visto en la situación de delegar una tarea que necesitabas para cierta fecha y la persona encargada no lo tenía hecho?

Si te ha sucedido esto alguna vez, recuerda que tú eres el responsable de esa tarea. Te has comprometido y al delegar la tarea a otra persona no te exonera de la responsabilidad. Por tanto si no quieres verte en esa situación. ¿Que debes hacer?

Vamos a analizar 2 puntos que te ayudaran a tener a raya tus tareas delegadas.

1. Apuntar las tareas delegadas

Es fundamental que cuando deleguemos una tarea, ya sea por correo electrónico, en una reunión, en una conversación telefónica o de viva voz, la anotemos. Dependiendo del sistema de organización que utilicemos, lo haremos de una manera u otra.

Libreta

Si usas un bloc de notas, ten una sección exclusiva para tareas delegadas. Puedes utilizar el final de la libreta y dedicar algunas paginas.  Mi recomendación es dividirlo en 4 Columnas, anota:

  1. Fechas en la que pediste la tarea.
  2. Persona a quien la encargaste y la tarea a realizar.
  3. Fecha fin o vencimiento (Opcional, si es una fecha critica)
  4. Notas.

Ejemplo:

SolicitadoTareaFinNotas
01/01@Pedro –  Recopilar listado de clientes y segmentos en Excel07/02
01/01@Peter – Optimizar sql listado de clientes06/02
01/01@John-Librería Javascript, validaciones negocio10/02Revisar que se ajuste al Functional design
02/01@David – Propuesta de vacaciones Verano 1715/02Revisar solapes entre personas.

Gestor de correo electrónico

Si las tareas las envías por correo electrónico, una manera sencilla de organizarte es crear una carpeta llamada “A la espera/Waiting For” y arrastrar los mensajes de correo donde solicites la tarea.

De tal forma al tener todas las tareas en único lugar puedes hacer con ellas lo que necesites.

  • Enviar un recordatorio a la persona.
  • Pedir feedback o reporte del estado de la tarea.

Adicionalmente en muchos gestores de correo es posible asignar recordatorios y fechas para que te avisen. Por último, cuando la tarea se ha terminado puedes archivarla o borrar el email.

Aplicación de tareas

Una aplicación de tareas es una herramienta mas robusta que las anteriores. Hay diferentes aplicaciones, en mi caso uso Wunderlist, ya que es multiplataforma y me permite gestionar las tareas de forma ágil y en el cualquier momento.

tareas delegadas wunderlist

 

Pero hay otras muchas alternativas como Things, Omnifocus, Todoist, Trello, etc. (En este enlace encontraras un análisis que te permitirá decidirte). Si quieres saber mas acerca de GTD® puedes comprar el libro de Productividad Personal de José Miguel Bolívar, una obra que sintetiza muy bien la metodología.

2. Revisa las tareas delegadas

Para que no se nos escape ninguna tarea delegada y lleguen a buen termino, es necesario que revisemos esa lista de acciones  periódicamente. Elige el momento mas apropiado en tu agenda, pero no olvides hacerlo.

Dependiendo de tus labores, será necesario hacer una revisión diaria, al inicio de la mañana o cuando prepares el plan de trabajo para el día siguiente. En otros casos donde las tareas menos prioritarias podrás realizar esta revisión una vez por semana.

Si ves que se acerca el plazo de entrega, consulta a la persona como lleva la tarea, si tiene alguna duda o algún bloqueo y si cree que puede entregarla en la fecha que le hemos pedido.

Cuando exista el riesgo de no cumplir con la fecha y es algo urgente, tendrás que actuar con rapidez.  Divide la tarea en otras mas pequeñas y asigna a otra persona para que le ayude.

Ejemplo:

Tarea:

01/01 – @John-Librería Javascript, validaciones negocio -> 10/02 – Revisar que se ajuste al Functional design

Supongamos que la tarea “Librería Javascript, validaciones negocio” consiste en implementar 20 validaciones de negocio. Si el día 05/02 preguntamos a John el estado de la tarea y nos dice que lleva completado un 30%, es decir 6 validaciones, ya podemos intuir que no va a llegar a tiempo al 10/02 con las 14 restantes. De tal forma que asignaremos a otra persona para que ayude a John a terminarlas.

Si no realizamos esta revisión diaria, con toda probabilidad la tarea no estaría terminada en la fecha y nos “comeríamos” el plazo para entregar.

Resumen

Si quieres que una tarea se haga, tienes controlarla. Por tanto, es fundamental que la anotes y posteriormente le hagas el seguimiento diario o semanal.

¿Que opinas? ¿Cual es tu formula para controlar las tareas que delegas?

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